חברות פרטיות או ציבוריות מקיימות ישיבות עסקיות חשובות לאורך כל השנה ופגישות דירקטוריון כמה פעמים בכל שנה. הישיבות הללו חשובות מאוד לפעילות העסקית, משתתפים בה כמה מנהלים ו/או עובדים של העסק ולא קל לזכור בסוף הישיבה את כל מה שעלה בה ועל ידי מי. לשם כך מבצעים הקלטות ישיבות ותמלול הקלטות של ישיבות ופגישות עסקיות שכאלו. על כך במאמר הבא.
מהם שירותי תמלול הקלטות לעסקים?
שירותי תמלול משמשים קשת רחבה של לקוחות שונים, מסטודנטים, חוקרים ועיתונאים ועד תמלול משפטי עבור עורכי דין. נוסף על כל אלו יש שימוש נרחב של הקלטות ושל תמלול הקלטות לעסקים בכלל ולחברות פרטיות וציבוריות בפרט.
עסקים מקיימים פגישות רבות במהלך השנה ויש מנהלי חברות ועסקים המקיימים כמה פגישות עסקיות, חשובות כל אחת בפני עצמה, על בסיס יומיומי. רבים בוחרים להקליט פגישות שכאלו באמצעות טייפ מנהלים, הקלטות טלפוניות (במכשיר הסמארטפון), הקלטת סתר או הקלטה גלויה המתעדת את השיחה \ פגישה.
במקרים מסוימים מדובר גם על תמלול הקלטות שנעשו בין שני נוכחים בלבד, אשר מתייחסים בפגישה לחלוקה של רווחים או התחייבות עסקית כלשהי של צד אחד כלפי השני, והדבר איננו מתועד ומבוסס על "אמון" או "לחיצת יד". תיעודים מוקלטים אשר עובדרים תמלול שיחות לאחר מכן היא הדרך המומלצת לתעד את הפגישה וההתחייבויות שעלו בה.
נוסף על כל אלו יש ישיבות דירקטוריון של חברות ציבוריות ופרטיות החייבות בהקלטת הפגישות ותיעוד שלהן על פי חוק. גם את אלו נח להעביר לשירותי תמלול למטרות תיעוד או עיון לאחר מכן, במידת הצורך.
תמלול הקלטות של ישיבות ופגישות שכאלו הוא העברה של הקלטות שמע (אודיו) לטקסט מודפס שנח לעיין בו לאחר מכן ו/או לעשות בו שימוש כגיבוי להקלטה עצמה. תמלול הקלטות לעסקים מבוצע על פי דרישות העסק מראש, אך במרבית המקרים כולל תמלול הקלטות מדויק של כל מה ששומעים בהקלטה כולל הערות על רעשי רקע, גמגומים, פאוזות בדיבור וכן הלאה. הכול מתועד בתמלול כפי שהיה בהקלטה.
מדוע חברות ציבוריות ופרטיות מקליטות ומתמללות ישיבות?
ישיבות דירקטוריון של חברות ציבוריות ופרטיות רבות מחויבות על פי חוק להיות מוקלטות לתיעוד ושימוש עתידי במידת הצורך. לכן חשוב להקפיד על הקלטת הישיבות הללו ובעיקר תיעוד וגיבוי שלהן. הדרך הטובה ביורת היא באמצעות תמלול לעסקים שכאלו והעברת הקלטות שמע לטקסט מודפס ומקוטלג.
כיצד מקליטים ישיבות של עסקים או פגישות דירקטוריון?
כפי שציינו קודם לכן, ניתן לערוך תמלול הקלטות מכל סוג, כולל מטלפונים, האזנות סתר וכן הלאה. אך כאשר מדובר בהקלטה של ישיבה חשובה, כמו ישיבת דירקטוריון חברה ציבורית או פרטית, מומלץ להתקין מערכת הקלטה מתקדמת שתפיק הקלטה ברורה באמצעות מכשור מתקדם.
ישנן מערכות להקלטת ישיבות שמיועדות לכך וכוללות סט מיקרופונים לכל המשתתפים, מיקסר לשליטה בכל הערוצים, אוזניות להאזנה של ההקלטה בזמן אמת (לא חייבים) וכן הלאה.